Η πολυπλοκότητα της οργάνωσης και της διαχείρισης ενός γραφείου απαιτεί ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών με στοχευμένες και υπεύθυνες κινήσεις.
Ωστόσο μια γραμματέας εξ’ αποστάσεως μπορεί εξίσου να ανταπεξέλθει στις απαιτήσεις ενός επιχειρησιακού χώρου με βάση τα καθήκοντα της, τα οποία είναι:
- Διαχείριση ατζέντας: Οργάνωση και διαχείριση των ραντεβού σας σε πραγματικό χρόνο με την χρήση του ημερολογίου της Google (Google Calendar), υπενθύμιση των ραντεβού σας.
- Τηλεφωνική εξυπηρέτηση κοινού: Διαχείριση όλων των κλήσεων σας (απάντηση σε κλήσεις, καταγραφή πληροφοριών και λόγους από τους καλούντες). Εξυπηρέτηση των κλήσεων σύμφωνα με τις οδηγίες σας. Καταγραφή μηνυμάτων και άμεση ενημέρωση με τον τρόπο της επιλογής σας (SMS, EMAIL).
- Διαχείριση εγγράφων: Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων αλληλογραφίας σε φακέλους μέσα στον Η/Υ.
- Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Χρήση διάφορων πλατφορμών για έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων και αποδείξεων, αυτόματη ενημέρωση στο myData, αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εντύπων τιμολόγησης (pdf) και αποστολή στον λογιστή σας.
- Μηχανογράφηση: Καταχώρηση προϊόντων σας σε εφαρμογή (πρόγραμμα) επιλογής της επιχείρησης σας για την άμεση ενημέρωση της αποθήκης σας.
- Χειρισμός ευαίσθητων πληροφοριών GDPR (εσωτερικά- εξωτερικά μιας επιχείρησης): Έλεγχος νομικών εγγράφων που ενδέχεται να απαιτούνται από κυβερνητικές υπηρεσίες ανά πάσα στιγμή.
- Οργάνωση γραφείου: Έλεγχος τυχόν απογραφής των προμηθειών και του εξοπλισμού, παραγγελίες, διάφορες διεργασίες που πρέπει να διεκπεραιωθούν.
- Προετοιμασία παρουσιάσεων: Σύνοψη και ιεραρχία πληροφοριών για παρουσίαση ιδεών, έκθεσης σε PowerPoint, σχεδιασμό Newsletter.
- Διοίκηση επιχείρησης: Ασχολείται με τον έλεγχο της διαχείρισης και την ορθή διαχείριση τον πόρων ενός γραφείου.
- Επιμόρφωση ψηφιακών δεξιοτήτων: Εκπαίδευση συνεργάτη ή εργαζόμενο μιας επιχείρησης πάνω στη χρήση Η/Υ ή εφαρμογών που πιθανόν να μην γνωρίζουν.
- Συμβουλευτική: Πρωτοβουλίες και πρακτικές συμβουλές για την καλύτερη απόδοση οργάνωσης μιας επιχείρησης.
- Διαφήμιση του συνεργάτη της: Μέσα από τη δυναμική, μοναδική και αυθεντική προσωπικότητας της γραμματέας, το κύρος και την αξιοπιστία, καθώς και την ευγενική, πρόσχαρη, έμπιστη και εχέμυθη συμπεριφορά της, αυτόματα διαφημίζεται σε υψηλό επίπεδο το πρόσωπο της επιχείρησης με την οποία συνεργάζεται, όπου η ποιότητα και η εξυπηρέτηση αποτυπώνεται στις καρδιές των πελατών της και η σχέση μεταξύ επιχείρησης και πελάτη παραμένει διαχρονική.
#γραμματέαςεξαποστάσεως #virtualassistant #γραμματειακήυποστήριξη #διαχείρισηπελατολογίου #οργάνωσηγραφείου #υπηρεσίες #καθήκοντα #επιχείρηση #ελεύθεροςεπαγγελματίας #onlineservices