Οι αρμοδιότητες της γραμματέας διαφοροποιούνται ανάλογα με την κάλυψη θέσης κάθε επιχείρησης.

Η γραμματέας εξ’ αποστάσεως (virtual assistant) φροντίζει

• για τη σωστή οργάνωση του γραφείου,
• ενημερώνει και υπενθυμίζει εκκρεμότητες εργασιών οι οποίες πρέπει να διεκπεραιωθούν,
• διαβάζει,
• συντάσσει,
• δακτυλογραφεί,
• επιμελεί έγγραφα και επιστολές,
• διαχειρίζεται την ηλεκτρονική αλληλογραφία,
• απαντά στα emails,
• κρατάει πρωτόκολλα,
• εκδίδει ηλεκτρονικά τιμολόγια και αποδείξεις,
• διατηρεί λίστα ημερήσιων εργασιών και εκκρεμοτήτων,
• καταρτίζει τον συνεργάτη του με μεθόδους σε διάφορους τομείς που δεν είναι και τόσο ειδικευμένος,
• υπενθυμίζει το πρόγραμμα των καθημερινών του συναντήσεων και επαφών,
• αναλαμβάνει την εξυπηρέτηση πελατών στο τηλεφωνικό κέντρο μιας επιχείρησης, έτσι ώστε να μην επιβαρύνεται το πρόγραμμα του επιχειρηματία με άσκοπες και ενοχλητικές κλήσεις, οι οποίες χρονοτριβούν το ωράριο του,
• επίσης μπορεί να αναλάβει την αντιπροσώπευση της εταιρείας στις δημόσιες σχέσεις και συνέδρια.

Εκτός από τις αναθέσεις που της έχει ορίσει ο συνεργάτης – επιχειρηματίας είναι ικανή να πάρει και λήψη πρωτοβουλιών πάντα με άμεση ενημέρωση μαζί του για την αντιμετώπιση προβλημάτων, την επίλυση τους και την καλή λειτουργία της επιχείρησης λαμβάνοντας γρήγορες και σωστές αποφάσεις.

Μία γραμματέας εξ’ αποστάσεως (virtual assistant) ως ελεύθερος και έμπειρος επαγγελματίας είναι σε θέση να αναλάβει και την διευθέτηση προσωπικών εργασιών στο σπίτι, όπως π.χ. την οργάνωση δουλειών μέσα στο σπίτι, το εβδομαδιαίο πρόγραμμα δραστηριοτήτων, το μενού της εβδομάδας, την οργάνωση πληρωμών λογαριασμών, οργάνωση εσόδων και εξόδων.

#γραμματέαςεξαποστάσεως #οργάνωσηγραφείου #διαχείρισηπελατολογίου #επιχείρηση #virtualassistant #onlineservices